la mia – Erfolgsprozesse
Im Gegensatz zu einfachen Gewohnheiten, die nicht hinterfragt werden, weil „das immer schon so gemacht wurde“, sind effiziente Prozesse im Wirtschaftsleben ein wichtiger Erfolgsfaktor – in allen Branchen und allen Unternehmensbereichen (zB in der Produktion, der Buchhaltung, dem Vertrieb, oder dem Kundenservice, um nur einige zu nennen). Gut durchdachte und standardisierte Prozesse ermöglichen es, Ressourcen zu schonen und Aufgaben ohne Zeitverlust zu erledigen. Und – wie heißt es so schön: „Zeit ist Geld.“ Das trifft im Geschäftsleben in zweierlei Hinsicht zu: wenn in kürzerer Zeit mehr produziert oder geleistet werden kann, kann das den Umsatz erhöhen; wenn die Ressourcen zielgerichteter eingesetzt werden, kann das Kosten sparen.
Folglich sind das Definieren und Optimieren von Prozessen zentrale Aufgaben in der Unternehmenssteuerung. Durch das Analysieren bestehender Prozesse, durch Benchmarking, und durch den Einsatz von (technischen) Hilfsmittel können Prozesse auch gut aufgestellt und standardisiert werden.
So weit, so gut.
Aus meiner Erfahrung weiß ich, dass gut aufgesetzte Prozesse nicht zwingend effizient sein müssen. Bei allen technischen und technologischen Möglichkeiten unserer Zeit wird manchmal eines übersehen – der „Faktor“ Mensch! Menschen lassen sich nicht so einfach standardisieren. Schauen wir uns den Spitzensport an, zB im Tennis.
Wie ist es möglich, dass Spieler, die, gleich alt, im gleichen Verein das gleiche Training erfahren, unterschiedliche Erfolge feiern? Ist es das Talent, ist es der Fleiß? Ist es die Motivation? (und da – die extrinsische, die intrinsische?)
Die Antwort –
Die richtigste Antwort ist wohl, dass es irgendwo dazwischen liegt. Theoretisch ließe sich die Spielweise eines Roger Federers nach Art und Intensität des Trainings ja leicht mittels Videoaufzeichnungen ins Kleinste analysieren; es sollte also auch möglich sein, daraus ein Standardtraining zu entwickeln, um alle auf das gleiche Niveau zu heben…
Prozesse im Spannungsfeld
zwischen
theoretischer Machbarkeit und praktischer Lebbarkeit
Genau wie im Sport sehe ich es in der Wirtschaft als unabdingbar an, Prozesse daraufhin zu analysieren und definieren, dass sie zu den jeweiligen individuellen Rahmenbedingungen passen.
Dabei stellen sich zwei Fragen:
- Wie kann man einen Prozess definieren, der soweit standardisiert ist, dass Ressourcen- und Mitteleinsatz optimal sind, und der von den MitarbeiterInnen so getragen wird, dass er die bestmöglichen Resultate bringt?
- Wer setzt idealerweise einen Prozess auf, damit er effizient funktionieren kann? Ein neutraler Dritter, der den Prozess nicht umsetzen muss – oder die Personen, die ihn täglich leben sollen?
Erfahrungsgemäß bedingen diese zwei Aspekte einander. Als neutraler Dritter ist es einfacher, objektive Analysen anzustellen, einen Prozess in einzelne Arbeitsschritte zu zerlegen, diese nach ihrer Effektivität zu beurteilen und so einen in der Theorie optimalen Prozess zu erstellen – den Standard zu setzen.
Im Dialog mit den Menschen, die täglich in und mit einem Prozess arbeiten, können Korrekturen angebracht werden. Zu diesem Zeitpunkt ist es besonders wichtig, eine unbeteiligte Person dabei zu haben, weil dadurch gewährleistet werden kann, dass Abänderungen aus den richtigen Gründen gemacht werden. D. h., sie müssen eine verbesserte Zielerreichung ermöglichen. In diesem Schritt wird auf den forumulierten Standard-Prozess sozusagen ein zweiter Prozess – die abgeänderte Version – drauf gelegt; die beiden überlappen sich.
Nach und nach werden notwendige Änderungen formuliert. Ziel ist, von einem Standard-Prozess zu einer individuellen Lösung zu kommen – immer im Hinblick auf die Effizienz dieses individuellen Prozesses, also darauf, dass mit einem optimalen Ressourceneinsatz (motivierte, eigenverantwortlich handelnde MitarbeiterInnen) optimale Resultate erzielt werden.
Mehr zur Prozessarbeit finden Sie in meinem Leistungsportfolio; gerne unterstütze ich Sie in der Analyse und gegebenenfalls Optimierung der Prozesse in den Bereichen Kundengewinnung, -bindung, und MitarbeiterInnenentwicklung in Ihrem Unternehmen.